Kinderwoud BV, gevestigd aan Trambaan 1e te Heerenveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Wij verwerken persoonsgegevens van (potentiële) medewerkers, ouders en kinderen teneinde onze dienstverlening te kunnen uitvoeren volgens geldende wettelijke bepalingen.

Uitgangspunten van Kinderwoud aangaande privacy:

  • Kinderwoud verwerkt alleen noodzakelijke persoonsgegevens en is open over de doeleinden waarvoor gegevens worden gevraagd;
  • Kinderwoud draagt zorg voor een zorgvuldige omgang met (privacygevoelige) gegevens, zodat onbevoegden geen toegang hebben tot deze gegevens;
  • Kinderwoud bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk;
  • Externe partijen waarmee Kinderwoud samenwerkt om een optimale dienstverlening te kunnen verlenen, zijn gehouden aan dezelfde plichten en uitgangspunten.

Medewerkers van Kinderwoud zijn op de hoogte van deze uitgangspunten en houden zich daaraan.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De gegevens welke worden verwerkt zijn afhankelijk van de afgenomen dienstverlening van Kinderwoud. De volgende persoonsgegevens worden daarbij mogelijk verwerkt:

  • Naam en contactgegevens van (potentiële) medewerkers, klanten of hun vertegenwoordiger. Bijvoorbeeld het e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon (sollicitant, medewerker, ouder/verzorger/voogd/wettelijke vertegenwoordiger);
  • Gegevens gedeeld met Kinderwoud voor werving van personeel en uitvoeren van arbeidsovereenkomst (BSN, IBAN-nr., geboortedatum );
  • Gegevens die worden verzameld voor gebruik van de website of het ouderportaal (e-mailadres).

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Kinderwoud verwerkt gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Hierbij gaat het om de volgende gegevens:

  • Gegevens over het kind benodigd voor een kwalitatieve dienstverlening, zoals contactgegevens bij nood, informatie met betrekking tot allergieën, kind specifieke gegevens met betrekking tot gezondheid en gedrag;
  • Gegevens vastgelegd in het kind volgsysteem op basis van observaties.

Doel verwerking persoonsgegevens

Kinderwoud BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het organiseren en uitvoeren van onze dienstverlening;
  • Het afhandelen van betalingen, facturering en verwerken van toeslagen;
  • Werving van personeel; • Verzenden van onze nieuwsbrieven;
  • U te kunnen bellen of mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken voor ons ouderportaal;
  • Kinderwoud BV verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte;
  • Verbeteren van onze dienstverlening door verwerken van gegevens tot managementinformatie.

Grondslag voor verwerking

Als organisatie in de kinderopvang worden we gehouden aan de volgende wetgeving die ten grondslag ligt aan het verwerken van persoonsgegevens:

  • Wet Kinderopvang
  • Wet Harmonisatie kinderopvang en peuterspeelzaalwerk
  • Wet innovatie en kwaliteit kinderopvang (Wet IKK)
  • Besluit basisvoorwaarden kwaliteit voorschoolse educatie
  • CAO Kinderopvang
  • Wet op het primair onderwijs
  • Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
  • Wet publieke gezondheid
  • Jeugdwet
  • Wet educatie en beroepsonderwijs
  • Wet financiering sociale verzekeringen
  • Algemene Wet Inkomensafhankelijke Regelingen (AWIR)
  • Wet arbeid en zorg (WAZO)
  • Wet verbetering Poortwachter

Waar gegevens worden gevraagd die niet onderdeel zijn van genoemde wetgeving worden de gegevens verwerkt op basis van ondubbelzinnige toestemming.

Van wie worden gegevens verwerkt

  • Kinderwoud verwerkt gegevens van ouder(s)/verzorger(s) en kinderen voor het plannen, organiseren en kwalitatief uitvoeren van onze dienstverlening als organisatie in de kinderopvang;
  • Kinderwoud verwerkt gegevens van sollicitanten voor het uitvoeren van een zorgvuldig wervingsproces;
  • Kinderwoud verwerkt gegevens van medewerkers voor het naleven van de arbeidsovereenkomst, Cao-afspraken en uitbetaling loon wet
  • Kinderwoud verwerkt gegevens van derden, zoals geïnteresseerden en samenwerkingspartners teneinde deze te kunnen informeren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Kinderwoud BV verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichtingen. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Kinderwoud BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Toegang tot gegevens

Vanwege de uitvoering van hun functie hebben Kinderwoud medewerkers toegang tot persoonsgegevens. Hierbij zijn er restricties met betrekking tot welke gegevens toegankelijk zijn op basis van de rol die de medewerker heeft.

Als onderdeel van onze dienstverlening maken we ook gebruik van oplossingen of diensten van externe partijen. Bijvoorbeeld voor communicatie en (financiële) administratie. Deze partijen verwerken de gegevens onder onze verantwoordelijkheid en uitsluitend voor doeleinden waarvoor zij gecontracteerd zijn. Om zorgvuldigheid in de omgang met gegevens te waarborgen hebben we met externe partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Daarnaast wordt met instellingen gegevens uitgewisseld waar deze benodigd is voor uitvoeren van voor hen geldende wettelijke taken (bijv. belastingdienst, GGD etc.).

Bewaartermijnen

Kinderwoud bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Gegevens sollicitanten
Gegevens van sollicitanten worden binnen 2 maanden na afronden van de procedure verwijderd.

Gegevens medewerkers
Gegevens medewerkers worden tot 7 jaar na einde dienstverband opgeslagen volgens wettelijke verplichting

Gegevens klanten
Financiële gegevens van klanten worden tot 7 jaar na einde contract opgeslagen volgens wettelijke verplichting.

Gegevens kinderen
Gegevens van kinderen worden na 2 jaar verwijderd.

Website

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Kinderwoud gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren doordat de cookies informatie verzamelen over het gedrag van onze bezoekers op de website. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens die we op onze website verzamelen worden niet gedeeld, verhandeld of verkocht aan derden.

Persoonsgegevens worden op de website alleen gevraagd waar deze nodig zijn om aan gebruikersverzoek te voldoen, zoals het aanvragen van een rondleiding of een contactverzoek.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online- activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via persoonsgegevens@kinderwoud.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Kinderwoud neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via persoonsgegevens@kinderwoud.nl.

Rechten volgens AVG

Volgens de AVG- wetgeving heeft een ieder een aantal rechten aangaande persoonsgegevens. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Kinderwoud en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar persoonsgegevens@kinderwoud.nl. We maken dan een afspraak met u over de uitvoer van het verzoek.

Kinderwoud wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

De Functionaris Gegevensbescherming van Kinderwoud is te bereiken via fg@kinderwoud.nl.